الاتصال

أولا / مفهوم الاتصال :


1) تعريف
كارتير / بأنه عمليه من اجل الإجابة على الأفكار .


2) نيوتن
وسمر / بأنه تبادل الحقائق والأفكار والآراء والعواطف بين شخصين أو أكثر .


3) براون/
بأنه عملية جمع الكلمات والأحرف أو الرموز والرسائل والطريقة التي يمكن بواسطتها
إن يشترك احد أعضاء المنظمة في المعنى والمفهوم مع شخص أخر .


4) يعرف
القريوتي تعريفا إجرائيا / بأنه عملية التفاعل التي يحدث عندما يحول شخص أو جهة ما رسالة ويستجيب لها طرف أخر
بشكل يرضي المرسل.
ومن خلال التعاريف
يوجد عدة عوامل تؤثر على المعنى وهي (7)



1. العلاقة
الوظيفة بين المرسل والمرسل إليه .


2. العلاقات
ألمنصبيه بين المرسل والمرسل إليه .


3. البيئة
الاجتماعية للإفراد والجماعات .


4. مستوى
التعليم .


5. الخبرة
السابقة.


6. الحالة
الانفعالية التي يكون عليها الشخص .


7. الاتجاه
الذي ينشا من سوء فهم الكلمات .

ثانيا / أهداف الاتصال الإداري :



1) تعريف
المرؤوسين بالأهداف والسياسات والبرامج. ((وهذه من أهم الأهداف الاتصال الإداري
عندما لا يعلم الأشخاص ما هي الأهداف والسياسات والبرامج الموجودة للمنشأة فيكون
هناك عشوائية في هذه المنشاة ويكون تحقيق الأهداف ضعيف جدا)).


2) شرح
وتفسير القواعد الإجراءات التنفيذية .


3) متابعة
الانجاز .


4) تبادل
المعلومات بين الوحدات الإدارية .


5) حث
الإفراد ودفعهم للعمل والانجاز .((وهذه أيضا من أهم الأمور للوصول إلى تحقيق
الأهداف والسياسات ))


6) تأكيد
و تعزيز علاقات العمل .

ثالثا / العوامل المؤثرة في
الاتصال الإداري : (6)


1) تحديد
الهدف من الاتصال .


2) معرفة
مركز متلقي الرسالة .


3) وسيلة
الاتصال .


4) توقيت
الرسالة .


5) المصلحة
المشتركة.


6) قياس
النتائج في الرسالة .


(( المصلحة المشتركة لابد إن نؤكد عليها في
هذا الجانب ما لم يكون هناك مصلحة مشتركه بين المرسل والمرسل إليه تكون الرسالة
ليس له فائدة وبتالي كثير من الرسائل التي ترسل الرسائل الإدارية عندما لا يكون
هناك هدف مشترك يكون مآلها إلى الحفظ وبتالي لابد من وجود هذا الهدف المشترك التي
يؤثر في العملية الاتصالية)).

سادسا / طرق الاتصال :


يتم الاتصال بين جميع
أقسام النشاط الإداري بطرق مختلفة التبادل المعلومات ومن أهم هذه الطرق ما يلي :


1.
الاتصالات المكتوبة : وهي المدونة ويمكن إيصالها
عن طريق البريد أو عن طريق المناولة وتأخذ أشكالا كثيرة منها :


أ‌.
التبليغات .


ب‌.
النشرات العامة .


ج‌.
الخطابات الإدارية .


د‌.
التقارير .


2.
الاتصالات الشفهية : وهي غير المدونة وتأخذ إشكالا
كثيرة منها :


أ‌.
الاتصال الشخصي المباشر .


ب‌.
الاجتماعات الرسمية .


ج‌.
الاجتماعات غير الرسمية .


الاتصالات غير اللفظية : عن طريق ملامح الوجه لغة
العيون وحركات الجسم

سابعا / أنماط شبكات
الاتصال :


1.
شبكات الاتصال الرسمية . وهي تمثل خمسة إشكال :
أرجو السماع للمحاضرة دقيقه (12,30 – إلى
15,55)


ü النمط
الدائرة / ويمكن لشخص من الاتصال بالموظفين عن يمينه ويساره فقط.


ü نمط
السلسة يمكن الشخص من الاتصال بالموظفين عن يمينه ويساره فقط إلا إن طرفي السلسلة
لا يقدر على الاتصال إلا بشخص واحد.


ü نمط
العنقود / يمكن شخص واحد (مساعد المدير ) من الاتصال بأربعة أشخاص آخرين ولا يمكن
لأي هؤلاء الأربعة الاتصال ببعضهم البعض بصوره مباشره .


ü نمط
العجلة / يكون هناك شخص محوري (المدير ) ويكون هو المصدر الرئيس للاتصال وتتم
الاتصالات الإفراد من خلاله فقط .


ü نمط
النجمة / يمكن لأي شخص الاتصال مع أي شخص أخر وبدون أي قيود ويحتل هذا النوع
الديمقراطية المطلقة.


ويكون هناك مميزات وسلبيات طبعا
ما تعتمد على حجم المنشأة على جغرافية المنشأة على مدى قدرة المدراء والموظفين
بمعرفة مهامهم ومسؤولياتهم أيضا معرفة حقوقهم وواجباتهم على أساس لا يكون هناك
عشوائية في عملية الاتصال وإنما يكون هناك نوع من التنظيم لهذه المنشأة هناك بعض
المنشات لا تصلح لها نمط النجمة وإنما يصلح لها نمط العجلة وأيضا النمط الدائري
والتسلسلي وهكذا .



2. شبكات
الاتصال الغير رسميه : وتتم خارج التنظيم
الرسمي خلال الجماعات غير رسميه ودوافع ذلك ما يلي :


1) وجود
رغبات وحاجات يرغبون في إشباعها.


2) التنظيم
الرسمي لا يتمتع بالمرونة .


3) سيطرة
القياديين في المنظمة على جميع الأمور .


4) عدم
توفر مبدءا لعدالة.


5) القيادة
الدكتاتورية .


6) عدم
وضوح القنوات الرسمية وطول الإجراءات . (( يكون هناك بما يسمى بالإجراءات ونحن
نؤكد عليه جانب (الريجنرلي) الهند ره وهي تقليل الإجراءات الإدارية كل ما
كانت الإجراءات الرادارية قليله كل ما أدى
إلى عدم وجود الاتصال غير الرسمي وبتالي وجود الاتصالات غير الرسمية هو احد
الأسباب القوية له طول الإجراءات وأيضا وجود الدكتاتورية واحتفاظ القياديين
بالمعلومات وبتالي لابد من وجود الاتصالات غير رسميه بين هؤلاء الموظفين )) .


ثامنا / خصائص الاتصال الجيد:


((طبعا عندما نتكلم عن خصائص الاتصال الجيد
معناته إن هناك عكسها خصائص الاتصال غير الجيد فعندما تحقق هذه الخصائص )) .يكون
هناك اتصال جيد من هذه الخصائص :


1. إن
يكون الاتصال مبني على أهداف محدده.


2. ضرورة
توفر الثقة والمصداقية بين العاملين والإدارة .


3. إن
يتناسب الاتصال مع درأك الإفراد وفهمهم وخبرتهم .


4. إن
يكون الاتصال في ضوء احتياجات المنظمة .((لأنه في أحيان كثيرة كما تقول إن الاتصال
في ضوء احتياجات المنظمة قد يكون هناك اتصالات كثيرة و ليست في احتياجات المنظمة))
.


5. إتباع
التسلسل الهرمي في التنظيم .


6. الإصغاء
الجيد .

تاسعا / معوقات
الاتصال :


1) معوقات
شخصيه:


أ‌.
تباين الإدراك .


ب‌.
الإدراك الانتقائي .


ج‌.
الانطواء .


د‌.
حبس المعلومات .


هـ.
تشويه المعلومات .


و‌.
سوء العلاقات بين الإفراد.(( طبعا عندما نتكلم عن
المعوقات هناك معوقات ما نسميه بالمعوقات الشخصية وتكلمنا في محاضرات سابقه عن
العوامل الشخصية من تباين الإدراك تكلمنا عن الإدراك تكلمنا أيضا الإدراك الانتقائي أيضا أحيانا من
بعض المعوقات الشخصية لانطواء فإذ كان هنالك تباين بين هؤلاء الموظفين يكون هناك
معوقات الاتصال إدراك انتقائي بمعنى إن يكون هنالك انتقائية للمعلومات الانطواء
أحيانا يكون الشخص المسئول منطوي على نفسه فيكون جميع المعلومات عنده لكن لا يعطي
غيره من المعلومات إن يحبس أيضا المعلومات لديه فما يعطي الموظفين تشويه لمعلومات
التي يملكها ثم سوء العلاقات بين الإفراد وهذا من اخطر الأمور عندما نتكلم عن
معوقات الاتصال إذا كان هنالك سوء تفاهم بين الموظفين سوء تفاهم بين الرئيس
والمرؤوس سوء تفاهم بين رئيس ورئيس اعلي منه هنا تكون كارثة لهذه المنشأة لأنه
يكون هناك محطة يتوقف فيها المعلومات والتي تكون من سياسات هذه المنشأة إن تكون
هذه المعلومات موجودة لاتخاذ القرارات لنهوض بهذه المؤسسة التطوير هذه المؤسسة
للوصول إلى أفضل ما تملكه هذه المؤسسة )).


2)
معوقات تنظيمية :


1.
عدم وجود هيكل تنظيمي .


2.
عدم كفاءة الهيكل التنظيمي .


3.
عدم الاستقرار التنظيمي .


4.
عدم وجود إدارة للمعلومات أو القصور فيها .((إذا
لا يوجد معلومات فمن باب أولى ان يكون معوقات الاتصال أساسي في هذا الموضوع )) .


3)
المعوقات البيئية : 1ـــ
نوع اللغة المستخدمة في العملية الاتصالية. (( طبعا ألغه عندما تتكلم ألغه العربية
أو تتكلم لغة انجليزية أو تتكلم لغة فرنسيه فهذه تعتبر من لمعوقات البيئة )) .


2ـــ التشتت الجغرافي وحجم المنشأة . ((عندما يكون فرع واحد فقط
يختلف عملية معوق الاتصال عندما يكون عندي عشرة فروع أو خمسة عشر فرعا لهذه
المنشأة ,عندما نركز على جوانب المعوقات ألشخصيه في مجملها والمعوقات التنظيمية في
مجملها ثم المعوقات البيئة في مجملها ونقضى على هذه المعوقات يكون من باب أولى إن
هذه المنشاة يكون الاتصال فيها اتصالا جيدا وان يكون وصول المعلومات في وقتها
ووصول المعلومات فئ مكانها أتحاذ القرارات يكون صحيح وصائب ))


عاشرا:زيادة فعالية الاتصال:


1) إن
تكون الرسالة موجزة وواضحة ومفهومة.


2) اختيار
وسيلة الاتصال المناسبة.


3) محاولة
جذب انتباه وتفكير المستقبل.


4) تقديم
المعلومات بتسلسل منطقي .


5) تطوير
وبناء الثقة بين إطراف عملية الاتصال (المرسل والمستقبل ).


6) المتابعة
من قبل المرسل للتأكيد من فهم المستقبل للرسالة.


وفي الختام يمكن إن نقول : إن الاتصالات الجيدة هي من أهم عوامل نجاح
المؤسسات والمنظمات لأنها تقوم بنقل جميع المعلومات المكتوبة والشفهية والمرئية
والمسموعة والرسمية وغير الرسمية , وتعين على أداء وظائف الإدارة من تخطيط وتنظيم
وتوجيه ورقابه إن الثورة التقنية أو التكنولوجية قد أحدثت تحولات وتغيرات جذريه في
حياة المنظمات مما جعل الحصول على المعلومات ومن ثم اتخاذ القرارات أسهل وأسرع ومن
ذلك البريد الالكتروني والانترنت والمراسلات الفورية والبريد الصوتي وغيرها ......